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Der Drei-Wege-Abgleich, neu gedacht

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine der wichtigsten Kontrollen im Einkauf. Er vergleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung und entscheidet mit darüber, ob eine Rechnung bezahlt wird. An ihm lässt sich besonders gut zeigen, wie aus Daten eine verlässliche Antwort wird.

Was beim Abgleich geprüft wird

Drei Belege müssen zueinander passen. Die Bestellung legt fest, was zu welchem Preis gekauft wurde. Der Wareneingang zeigt, was tatsächlich angekommen ist. Die Rechnung zeigt, was der Lieferant berechnet.

Stimmen Mengen und Preise innerhalb der festgelegten Toleranzen überein, läuft die Rechnung durch. Weichen sie ab, wird die Rechnung gesperrt und muss geklärt werden.

Wo der Aufwand entsteht

Die Prüfung selbst erledigt SAP zuverlässig. Der Aufwand entsteht danach, bei der Klärung. Warum ist diese Rechnung gesperrt? Liegt es an der Menge, am Preis oder an einer fehlenden Lieferung? Und wer muss jetzt handeln, der Einkauf, das Lager oder der Lieferant?

Um das herauszufinden, müssen heute meist mehrere Belege nacheinander geöffnet und verglichen werden. Bei einzelnen Rechnungen ist das lästig, bei vielen gesperrten Rechnungen wird es zum Engpass. Und jede Woche Verzögerung kann Skonto und Lieferantenvertrauen kosten.

Was eine gute Antwort ausmacht

Eine Einkaufsleiterin fragt in Teams, warum eine bestimmte Rechnung gesperrt ist. Eine gute Antwort nennt den Grund konkret, etwa dass der berechnete Preis über dem Bestellpreis liegt und die Toleranz überschreitet. Sie nennt die betroffenen Positionen und die Höhe der Abweichung.

Sie unterscheidet außerdem zwischen dem, was belegt ist, und dem, was eine Deutung wäre. Dass der Preis abweicht, ist eine Tatsache aus den Belegen. Ob ein neuer Preis vereinbart wurde, kann nur ein Mensch klären.

Und sie erlaubt Rückfragen. Welche Wareneingänge gehören dazu? Auf welchem Vertrag beruht die Bestellung? Weil das Fachmodell festlegt, welche Belege zusammengehören, folgen diese Antworten den echten Belegbeziehungen.

Was sich im Prozess verändert

Die Klärung beginnt schneller, weil der Grund der Sperre sofort sichtbar ist. Die richtige Stelle wird direkt angesprochen, weil klar ist, ob ein Mengen- oder Preisproblem vorliegt. Und Gespräche mit dem Lieferanten beginnen mit Fakten statt mit Vermutungen.

Der Abgleich selbst bleibt in SAP, wo er hingehört. Bridge macht sein Ergebnis dort verständlich, wo die Menschen arbeiten, und verkürzt so den Weg von der Sperre zur Lösung.

Was sich ergibt, wenn man solche Antworten nicht nur im Einzelfall, sondern über Monate betrachtet, beschreibt der letzte Ratgeber dieser Reihe.

Häufige Fragen

Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?

Die Prüfung, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung in Menge und Preis innerhalb festgelegter Toleranzen übereinstimmen.

Führt Bridge den Abgleich selbst durch?

Nein. Der Abgleich bleibt in SAP. Bridge erklärt sein Ergebnis verständlich und beantwortet Rückfragen zu den zugehörigen Belegen.

Was gewinnt der Einkauf dadurch?

Eine schnellere Klärung gesperrter Rechnungen, eine gezieltere Ansprache der richtigen Stelle und Lieferantengespräche, die mit Fakten beginnen.

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