Wissen · Ratgeber 6 von 8

Ein gemeinsames Fachmodell für den Einkauf

Dieselbe Frage darf nicht zwei verschiedene Antworten bekommen, nur weil sie anders formuliert wurde. Damit das gelingt, braucht der Einkauf eine verbindliche Beschreibung dessen, was seine Begriffe bedeuten und wie seine Belege zusammenhängen. Wir nennen das ein gemeinsames Fachmodell.

Wenn Begriffe mehrdeutig werden

Fragen Sie drei Kolleginnen im Einkauf, was eine offene Bestellung ist. Die eine meint, die Ware ist noch nicht vollständig da. Die zweite meint, die Rechnung fehlt noch. Die dritte meint, der Vorgang ist noch nicht abgeschlossen.

Alle drei haben recht, aber sie meinen Verschiedenes. Solange Menschen miteinander sprechen, klärt sich das im Gespräch. Eine KI dagegen nimmt die Frage wörtlich und wählt eine Bedeutung, ohne zu sagen, welche.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Eine Bestellung lautet auf 100 Stück, geliefert wurden 80. Die naheliegende Antwort auf die Frage, was noch fehlt, wäre 20 Stück.

In SAP kann diese Position aber als endgeliefert abgeschlossen sein. Dann erwartet niemand mehr eine Lieferung, obwohl rechnerisch eine Differenz besteht. Die fachlich richtige Antwort lautet deshalb, dass 20 Stück weniger geliefert wurden als bestellt, die Position aber abgeschlossen ist und keine weitere Lieferung kommt.

In diesem kleinen Beispiel stecken drei verschiedene Begriffe, nämlich die Mengenabweichung, die offene Liefermenge und die erwartete weitere Lieferung. Ein Fachmodell hält sie auseinander.

Was ein Fachmodell festlegt

Ein Fachmodell beschreibt zunächst die Geschäftsobjekte des Einkaufs, also Lieferant, Vertrag, Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Es legt fest, wie diese Objekte zusammenhängen, etwa dass sich eine Rechnungsposition auf eine Bestellposition beziehen kann.

Dazu kommen die Bedeutungen der Zustände. Was heißt offen, was heißt abgeschlossen, was heißt überfällig oder abweichend? Und schließlich der Kontext, also für welchen Beleg, welche Organisation und welchen Zeitpunkt eine Aussage gilt.

Was das Modell nicht tut

Ein Fachmodell ersetzt nicht die Logik in SAP. Die Mengen, Status und Buchungen kommen weiterhin aus dem System. Das Modell sorgt dafür, dass klar ist, welche dieser Daten für welche Frage gelten.

Es wird auch nicht für den gesamten Einkauf auf einmal entworfen. Es wächst entlang der Fähigkeiten, die tatsächlich gebraucht werden. Und wo SAP die Zusammenhänge bereits kennt, übernimmt es diese, statt eine zweite Deutung daneben zu stellen.

Was Sie davon haben

Antworten werden widerspruchsfrei, weil alle Fähigkeiten dieselben Begriffe verwenden. Rückfragen funktionieren, weil die KI weiß, welche Belege zusammengehören. Wer nach einer Rechnungsabweichung fragt und dann wissen will, welche Wareneingänge dazugehören, bekommt eine schlüssige Antwort, keine geratene.

Und das Wissen wird wiederverwendbar. Was eine Bestellposition bedeutet, muss nicht bei jedem Kunden neu erfunden werden. Angepasst werden nur die Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens.

Wie sich das Modell an einer der wichtigsten Prüfungen im Einkauf bewährt, zeigt der nächste Ratgeber.

Häufige Fragen

Was ist ein Fachmodell im Einkauf?

Eine verbindliche Beschreibung der Geschäftsobjekte, ihrer Zusammenhänge und der Bedeutung ihrer Zustände. Es sorgt dafür, dass alle Antworten dieselben Begriffe verwenden.

Ist das dasselbe wie eine Ontologie?

Eine Ontologie ist eine formale, maschinenlesbare Form eines solchen Modells. Wir beginnen mit einem schlanken Fachmodell und formalisieren es dort, wo es nachweislich Nutzen bringt.

Ersetzt das Fachmodell die Logik in SAP?

Nein. Die Daten und ihre Berechnung kommen aus SAP. Das Modell legt fest, welche Daten für welche Frage gelten.

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