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Warum SAP-Wissen im Alltag nicht ankommt

In den meisten Unternehmen steckt das wichtigste Wissen über Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen im SAP-System. Trotzdem dauert eine einfache Frage oft Stunden, manchmal Tage. Das liegt selten am System, sondern an dem Weg, den eine Frage nehmen muss, bis sie beantwortet ist.

Eine Frage, viele Stationen

Nehmen wir eine Einkaufsleiterin, die wissen möchte, warum eine Rechnung eines wichtigen Lieferanten noch nicht bezahlt ist. Sie hat selbst keinen SAP-Zugang für diese Sicht. Also schreibt sie eine Nachricht an einen Kollegen, der die Transaktion kennt.

Der Kollege sucht die Rechnung, findet eine Zahlsperre und muss nachsehen, woher sie kommt. Dazu braucht er den Wareneingang und die Bestellung. Vielleicht exportiert er eine Liste nach Excel, vielleicht fragt er wiederum jemanden in der Kreditorenbuchhaltung.

Am Ende kommt eine Antwort zurück, oft zwei Tage später und häufig mit einem Screenshot im Anhang. Die eigentliche Information hätte in einer Minute vorliegen können.

Was diese Umwege wirklich kosten

Die direkten Kosten sind die Arbeitszeit der Beteiligten. Eine Recherche, die drei Personen jeweils eine Viertelstunde kostet, summiert sich bei vielen Fragen pro Woche schnell zu einer halben Stelle.

Schwerer wiegen die indirekten Kosten. Entscheidungen werden vertagt, weil die Information fehlt. Skonto verfällt, weil eine Sperre zu spät auffällt. Lieferanten warten auf Antworten, die eigentlich längst feststehen.

Und es gibt einen stillen Effekt. Wer mehrmals auf eine Antwort warten musste, hört irgendwann auf zu fragen. Dann werden Entscheidungen auf Basis von Bauchgefühl getroffen, obwohl die Fakten im System liegen.

Warum Berichte das Problem nicht lösen

Viele Unternehmen versuchen, das mit Berichten und Dashboards zu beheben. Das hilft bei wiederkehrenden Fragen, die man vorher kennt. Die meisten Alltagsfragen sind aber einmalig, konkret und an einen bestimmten Beleg gebunden.

Ein Bericht zeigt, wie viele Rechnungen gesperrt sind. Er beantwortet nicht, warum genau diese eine Rechnung gesperrt ist und was jetzt zu tun ist. Für solche Fragen braucht es einen direkten Weg zur Antwort, dort, wo die Menschen ohnehin arbeiten.

Worauf es ankommt

Eine Lösung muss drei Dinge gleichzeitig leisten. Sie muss die Frage dort annehmen, wo gearbeitet wird, also in der Regel in Microsoft Teams. Sie muss die Antwort aktuell aus SAP holen, nicht aus einer Kopie von gestern. Und sie darf niemandem mehr zeigen, als er auch in SAP sehen dürfte.

Welche Wege es dafür gibt und wo jeder davon an seine Grenzen stößt, beschreibt der nächste Ratgeber.

Häufige Fragen

Warum dauern einfache SAP-Fragen so lange?

Weil die Information zwar im System liegt, aber nur wenige Menschen sie gezielt abrufen können. Jede Frage durchläuft deshalb mehrere Stationen, bevor sie beantwortet ist.

Lösen Dashboards dieses Problem?

Nur für wiederkehrende Fragen, die man vorher kennt. Konkrete Fragen zu einem bestimmten Beleg bleiben damit unbeantwortet.

Was kostet das ein Unternehmen?

Neben Arbeitszeit vor allem verzögerte Entscheidungen, verfallenes Skonto und Fragen, die irgendwann gar nicht mehr gestellt werden.

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