Wissen · Ratgeber 2 von 8
Vier Wege, SAP-Daten in Microsoft Teams zu bringen
Wer SAP-Wissen dorthin bringen will, wo gearbeitet wird, hat im Kern vier Möglichkeiten. Jede davon ist in bestimmten Situationen richtig. Entscheidend ist, wo sie an ihre Grenzen stößt, denn genau dort entstehen später Kosten und Risiken.
Weg 1: Export und Weitergabe
Der häufigste Weg ist bis heute ein Export nach Excel, der per Mail oder in einem Teams-Kanal geteilt wird. Er ist schnell eingerichtet und verlangt keine Investition.
Seine Schwäche zeigt sich, sobald die Liste das System verlässt. Sie ist ab diesem Moment veraltet, sie unterliegt keinen Berechtigungen mehr und niemand weiß später, wer welche Version gesehen hat. Für sensible Daten wie Konditionen oder Lieferantenbewertungen ist das ein echtes Problem.
Weg 2: Eigenbau auf Basis von SAP-Schnittstellen
Viele IT-Abteilungen bauen kleine Anwendungen, die über Schnittstellen auf SAP zugreifen. Das bringt aktuelle Daten und lässt sich genau auf einen Anwendungsfall zuschneiden.
Der Aufwand steckt im Detail. Jede neue Frage braucht neue Entwicklung, jede Änderung im SAP-System muss nachgezogen werden, und Berechtigungen müssen für jede Anwendung einzeln richtig umgesetzt werden. Was als kleine Lösung beginnt, wird schnell zu einer Sammlung schwer wartbarer Einzelstücke.
Weg 3: Allgemeine KI-Assistenten mit Datenanbindung
Mit Microsoft 365 Copilot und ähnlichen Assistenten liegt es nahe, SAP-Daten einfach anzubinden und frei befragen zu lassen. Für Dokumente und E-Mails funktioniert das bereits gut.
Bei Geschäftsdaten aus SAP wird es anspruchsvoller. Ein allgemeiner Assistent weiß nicht von sich aus, was eine offene Bestellung im Sinne Ihres Unternehmens bedeutet. Er braucht klare Regeln dafür, welche Daten er nutzen darf und wie er sie zu deuten hat, sonst entstehen plausible, aber falsche Antworten.
Weg 4: Eine spezialisierte Plattform zwischen SAP und Microsoft 365
Der vierte Weg verbindet die Vorteile der ersten drei. Eine spezialisierte Plattform nimmt Fragen in Teams entgegen, holt die Antwort live aus SAP und hält sich dabei an die Berechtigungen des fragenden Menschen.
Der Unterschied zum Eigenbau liegt darin, dass nicht jede Frage einzeln entwickelt wird. Die Plattform arbeitet mit geprüften fachlichen Funktionen, die viele Fragen abdecken. Der Unterschied zum allgemeinen Assistenten liegt darin, dass die Bedeutung der Daten festgelegt ist und nicht jedes Mal neu geraten wird.
Xient Bridge geht diesen vierten Weg. Was eine verantwortbare Lösung dabei leisten muss, zeigen die Ratgeber 4 und 5.
Wie Sie den richtigen Weg wählen
Für eine einmalige Auswertung ist der Export oft ausreichend. Für einen einzelnen, stabilen Anwendungsfall kann ein Eigenbau sinnvoll sein. Sobald aber viele Menschen viele unterschiedliche Fragen stellen und Berechtigungen wichtig sind, lohnt der vierte Weg.
Hilfreich sind drei Prüffragen. Wie viele unterschiedliche Fragen werden im Monat gestellt? Wie sensibel sind die Daten? Und wer soll die Lösung in drei Jahren noch pflegen?
Häufige Fragen
Kann man SAP-Daten einfach in Microsoft Teams anzeigen?
Ja, auf mehreren Wegen. Die Frage ist, ob die Daten dabei aktuell bleiben, ob Berechtigungen gelten und wer den Zugang langfristig pflegt.
Reicht ein Excel-Export nicht aus?
Für einmalige Auswertungen oft schon. Sobald die Liste weitergegeben wird, ist sie veraltet und unterliegt keinen Berechtigungen mehr.
Warum nicht einfach Copilot an SAP anbinden?
Ein allgemeiner Assistent braucht klare Regeln, welche Daten er nutzen darf und wie er sie deuten soll. Ohne diese Regeln entstehen plausible, aber falsche Antworten.
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